RECRUITMENT PRIVACYVERKLARING

1. Inleiding

Cox & Co waardeert en respecteert de privacy van sollicitanten en potentiele kandidaten en streeft ernaar de privacy en de vertrouwelijkheid te beschermen van persoonsgegevens die Cox & Co verwerkt in het kader van haar werving en selectie proces. Cox & Co zal uw persoonsgegevens zorgvuldig en altijd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken. Cox & Co maakt hiertoe gebruik van het tool2match platform. Tool2match biedt Cox & Co de mogelijkheid persoonsgegevens op te slaan, te raadplegen, te delen, te verwerken en te beheren voor de doeleinden die in deze privacyverklaring nader worden omschreven. Tool2match wordt aangeboden door tool2match B.V., die als verwerker handelt namens Cox & Co.

In deze privacyverklaring gebruiken we een aantal begrippen met een specifieke betekenis onder de geldende privacyregels (zoals 'persoonsgegevens' of 'verwerkingsverantwoordelijke'). In Hoofdstuk 4 hebben wij deze begrippen voor u op een rijtje gezet. Wanneer u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door Cox & Co aarzel dan niet om contact op te nemen met Cox & Co:

Contactgegevens

Postbus 2108
 6040 CA   Roermond
Nederland

2. Wat doen wij met uw persoonsgegevens?

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een naam, adres, e-mailadressen en e-mails, een CV, of een kopie van een paspoort, maar ook financiële gegevens of kopieën contracten, onder de voorwaarde dat dergelijke gegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon.

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij over u?

  • (a) Uw contactgegevens - inclusief uw adres (en bewijs van adres) en andere contactgegevens (bijvoorbeeld e-mail en telefoongegevens);

  • (b) Uw CV en andere door u aangereikte informatie - uw naam, geslacht, geboortedatum, arbeidsverleden, opleiding, diploma´s, certificaten en overige relevante vaardigheden, relevante ervaring, referenties, en andere gegevens die u ons aanreikt (zoals wanneer u zelf een foto toevoegt of andere gegevens opneemt op uw cv).

  • (c) Mogelijk interessante vacatures - vacatures waarop u heeft gesolliciteerd;

  • (d) Informatie verklaring omtrent gedrag - een bevestiging dat u een verklaring omtrent gedrag kunt afgeven, wij vragen dit uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de functie waarop u solliciteert.

Welke wettelijke basis hebben wij voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Cox & Co verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden en altijd op basis van een of meerdere "verwerkingsgronden" zoals opgenomen in de AVG. Onderstaande tabel bevat een overzicht van deze verwerkingsgronden waarop Cox & Co zich baseert in het kader van verwerkingen onder deze Privacyverklaring:

Verwerkingsgrond

(1) Uitvoering van een overeenkomst met u: Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of de voorbereiding hiervan (bijvoorbeeld het beoordelen of iemand geschikt is om een bepaalde arbeidsovereenkomst mee aan te gaan).

(2) Onze wettelijke verplichtingen: We zijn verplicht om persoonsgegevens te verwerken volgens een wettelijke verplichting die in Nederland afdwingbaar is.

(3) Gerechtvaardigde belangen: Wij verwerken uw persoonsgegevens om een gerechtvaardigd belang te behartigen waarbij de redenen om uw persoonsgegevens te gebruiken zwaarder wegen dan het nadeel voor uw recht op bescherming van persoonsgegevens.

(4) Uw expliciete toestemming: U hebt expliciet ingestemd met het gebruik van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld door een vinkje aan te kruisen in tool2match). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door uw voorkeuren te wijzigen of uw profiel te verwijderen via de portal.

Over het algemeen verwerkt Cox & Co persoonsgegevens op basis van de wettelijke verwerkingsgrond dat verwerking nodig is in het kader van het aangaan van een mogelijke arbeidsrelatie met u. Tevens, verwerkt Cox & Co mogelijk uw persoonsgegevens wanneer u expliciet toestemming geeft dat Cox & Co uw persoonsgegevens voor een bepaalde periode mag blijven verwerken met het oogmerk u te benaderen voor passende functies in de toekomst. Cox & Co zal uitsluitend een verklaring omtrent goed gedrag vragen op het moment hier een wettelijke basis voor is.

Voor welke doeleinden verzamelt Cox & Co uw persoonsgegevens en op basis van welke verwerkingsgrond?

Deze paragraaf specificeert de doelen waarvoor Cox & Co de verschillende categorieën persoonsgegevens verwerkt die wij van u verzamelen. Bij elk doeleinde hebben we de toepasselijke wettelijke verwerkingsgronden opgenomen:

  • (a) Om uw sollicitatie voor een specifieke functie te beoordelen - Op het moment wij uw sollicitatie voor een specifieke vacature ontvangen zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om uw geschiktheid voor deze functie te beoordelen, in het licht van de vacature waarop u solliciteert. Indien u niet wordt aangenomen wordt uw profiel binnen 1 maand na sluiting van de procedure uit tool2match verwijderd, tenzij u Cox & Co toestemming geeft uw profiel in de database te laten (zie onder (b).)

    • Verwerkingsgrond(en): (1) (voorbereiding van) uitvoering van een overeenkomst.

  • (b) Om u mogelijk in de toekomst passende functies te kunnen bieden - Op het moment dat u niet in aanmerking kwam voor de rol waarop solliciteert dan kan het zijn dat wij u informeren over andere functies binnen onze organisatie. Wij zullen uw profiel (inclusief uw persoonsgegevens) verwerken en u benaderen op het moment wij denken een passende functie voor u te hebben gevonden. Cox & Co zal u actief benaderen om gegevens langer te mogen bewaren dan de toepasselijke bewaar-termijn. Op het moment dat u niet opnieuw actief toestemming geeft zullen uw persoonsgegevens automatisch worden verwijderd.

    • Verwerkingsgrond(en): (4) expliciete toestemming. U kunt op elk moment besluiten uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens in te trekken.

  • (c) Om onze gerechtvaardigde belangen te verdedigen en onze bedrijfsstructuur te veranderen - Cox & Co kan uw persoonsgegevens in verband met gerechtelijke procedures of onderzoeken delen met derde partijen, zoals overheidsinstanties en procederende derden (deze derde partijen zijn in dat geval geen verwerkingsverantwoordelijken namens Cox & Co en verwerken persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden). Cox & Co kan uw persoonsgegevens ook verstrekken aan potentiële kopers van, of investeerders in, enig deel van de activiteiten van Cox & Co in het kader van een aankoop of investering.

    • Verwerkingsgrond(en): (2) wettelijke verplichtingen, (5) juridische vorderingen, (3) gerechtvaardigde belangen (om ons in staat te stellen samen te werken met wetshandhavingsinstanties en toezichthouders en Cox & Co toe te staan haar activiteiten te wijzigen).

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Bij aanname in ieder geval voor de looptijd van uw arbeidsrelatie en voor zover langer als noodzakelijk onder de toepasselijke (fiscale) regelgeving.

In elk ander geval worden uw persoonsgegevens verwijderd binnen 1 maand na sluiting van de sollicitatieprocedure, tenzij u deze privacy policy accepteert, dan zullen we uw gegevens maximaal 1 jaar bewaren. Indien u toestemt kan Cox & Co u mogelijk in de toekomst benaderen op het moment zich een passende functie voordoet.

Tevens kunt u op elk moment uw eigen gegevens inzien, aanpassen, en/of verwijderen via het kandidaten portaal.

Waar bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens in tool2match, tool2match wordt aangeboden door tool2match B.V., een verwerker die handelt namens Cox & Co. Tool2match is een SaaS-oplossing met als voordeel dat alle persoonsgegevens worden opgeslagen in een centrale beveiligde omgeving en niet extern worden gedownload. Tool2match draait op servers die zich bevinden in Nederland. Cox & Co slaat geen persoonsgegevens op buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Hoe beschermt Cox & Co mijn persoonsgegevens?

Cox & Co heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd in haar organisatie om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen.

Al onze personeelsleden, ZZP’ers, en derde partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens en handelen op basis van de instructies van Cox & Co zijn verplicht tot geheimhouding en we gebruiken toegangscontroles om de toegang tot uw persoonsgegevens te beperken tot personen die dergelijke toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun verantwoordelijkheden en taken.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Cox & Co is bevoegd om tussentijds deze privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie van de privacyverklaring zal te allen tijde beschikbaar zijn op de website van Cox & Co. Op het moment dat Cox & Co wijzigingen aanbrengt in deze privacyverklaring dan zullen deze wijzigingen u op het moment dat u inlogt in tool2match worden mede gedeeld. In geval u de gewijzigde privacyverklaring niet accepteert staat het u vrij om op elk moment uw profiel te verwijderen via het kandidaten portaal.

3. Wat zijn uw rechten?

Onder de AVG hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder vermeld. Het [link kandidaten-portal omgeving] van tool2Match biedt u de mogelijkheid op elk moment uw gegevens in te zien, aan te passen, of te verwijderen. Wanneer u zich op een ander recht wil beroepen kan dit door een email te sturen aan:

Postbus 2108
 6040 CA   Roermond
Nederland

Houd er rekening mee dat bepaalde uitzonderingen van toepassing zijn op de uitoefening van deze rechten (bijvoorbeeld de rechten van derden) en het kan dus zo zijn dat u bepaalde rechten niet in alle situaties zult kunnen uitoefenen:

  • (a) Recht op inzage: U hebt het recht op inzage van uw persoonsgegevens. U kunt uw gegevens inzien via het kandidaten portaal.
  • (b) Correctie: U kunt onjuistheden in uw persoonsgegevens corrigeren via het kandidaten portaal.
  • (c) Verwijderen: U kunt uw profiel en alle persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van uw profiel volledig en permanent verwijderen via het kandidaten portaal.
  • (d) Beperken van verwerking: U kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van persoonsgegevens door u wordt betwist.
  • (e) Overdraagbaarheid: U kunt via het kandidaten portaal uw gegevens downloaden.

In aanvulling hierop, en onder bepaalde voorwaarden, bent u gerechtigd:

Om uw toestemming voor verwerking die gebaseerd is op expliciete toestemming (verwerkingsgrond (4) in de lijst hierboven) op elk moment in te trekken. Op het moment dat u uw toestemming intrekt kunt u uw profiel (en alle hiermee verband houdende persoonsgegevens) verwijderen via het kandidaten portaal. Als alternatief kunt u een email sturen naar {company-email}. Indien u een klacht heeft over ons gebruik van uw persoonsgegevens of onze reactie op uw verzoek uw rechten uit te oefenen, dan vragen wij u vriendelijk contact op te nemen met {company-contact}. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Adres:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Nederland
Telefoon: (+31) - (0)70 - 888 85 00

Of via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/contact-dutch-dpa/contact-us

4. Enkele juridische begrippen

Volgens de geldende privacywetgeving (waaronder begrepen, maar niet beperkt tot, de AVG), hebben de onderstaande begrippen een gedefinieerde betekenis:

AVG: De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) nr. 2016/679. De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing in alle EU-lidstaten.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

Verwerker een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. bijzondere categorieën van persoonsgegevens persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden, of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.